Politika zasebnosti storitve Truebar™

1. Upravljavec in obseg politike

Upravljavec: VITASIS, informacijske tehnologije, d.o.o., Partizanska cesta 8A, 1381 Rakek, Slovenija (»Vitasis«, »mi«). Kontakt za varstvo osebnih podatkov: info@vitasis.si.

Ta politika pojasnjuje, kako obdelujemo osebne podatke, kadar uporabljate storitev Truebar™ in pridružene aplikacije (spletno, mobilno, namizno aplikacijo, vtičnike in API) ali obiščete spletno mesto truebar.si.

Naši vlogi

Kot upravljavec obdelujemo podatke o vašem računu, naročnini in obračunu, komunikaciji z nami, tehnične podatke o uporabi ter podatke obiskovalcev spletnega mesta. Za te podatke velja ta politika.

Kot obdelovalec obdelujemo vsebine, ki jih naložite ali ustvarite v storitvi: zvočne in video posnetke, prepise, podnapise, prevode in povzetke. Upravljavec teh podatkov je naročnik (podjetje ali posameznik, ki uporablja storitev), ki določa, katere posnetke obdeluje in zakaj. Obdelavo teh vsebin ureja Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA) med nami in naročnikom.

Če ste bili posneti na sestanku ali posnetku, ki ga je nekdo obdelal s Truebarjem, se za uveljavljanje pravic obrnite na tistega, ki je posnetek naredil. Vašo zahtevo, ki jo prejmemo neposredno, mu bomo posredovali.

2. Katere podatke obdelujemo, zakaj in na kateri podlagi

Podatke obdelujemo le za spodaj navedene namene in jih ne prodajamo.

Kjer se opiramo na zakoniti interes, smo pretehtali svoje interese in vaše pravice; obdelavi lahko kadar koli ugovarjate (razdelek 5).

Vsebine posnetkov (zvok, prepisi, prevodi, povzetki) obdelujemo kot obdelovalec, izključno za izvajanje storitve po navodilih naročnika. Ne uporabljamo jih za učenje ali izboljševanje modelov umetne inteligence; za to jih ne uporabljajo niti naši podobdelovalci.

Avtomatizirano odločanje. Ne sprejemamo odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele za vas pravne ali podobno pomembne učinke. Samodejni prepisi in povzetki takih odločitev ne pomenijo.

3. Komu podatke posredujemo in kje se obdelujejo

Storitev gostuje v podatkovnem centru v Sloveniji. Za posamezne funkcije uporabljamo zunanje ponudnike, ki podatke obdelujejo v našem imenu, po naših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi. Spodaj jih navajamo po kategorijah:

Imena, namene, lokacije obdelave in podlage za prenos vseh podobdelovalcev in drugih ponudnikov navaja seznam podobdelovalcev na https://truebar.si/podobdelovalci, ki ga sproti posodabljamo.

V paketu Enterprise razpoznava govora privzeto poteka z lastnimi modeli Vitasis, nameščenimi v našem okolju v podatkovnem centru v Sloveniji, zato se zvok za prepis ne posreduje tretjim osebam. Naročnik paketa Enterprise lahko izbere tudi razpoznavo govora prek zunanjega ponudnika, ki se v vseh paketih uporablja za prevajanje.

Prenosi zunaj EU. Nekateri podobdelovalci in drugi ponudniki imajo sedež ali matično družbo v ZDA (podrobnosti so na seznamu podobdelovalcev). Čeprav ponudniki razpoznave govora, prevajanja in AI povzemanja vsebine obdelujejo v EU, je mogoč omejen dostop iz ZDA (npr. za varnost ali tehnično podporo). Za tak primer je prenos zaščiten s standardnimi pogodbenimi klavzulami Evropske komisije in okvirom EU-ZDA za zasebnost podatkov. Podatki analitike in oglaševalskega piksla (Google, Meta) se lahko obdelujejo v ZDA na podlagi okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov. Ponudnik pošiljanja e-pošte obdeluje podatke tudi v ZDA, na podlagi okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov, pri katerem je certificiran, in standardnih pogodbenih klavzul. Ponudnik plačil podatke o plačilih sistematično prenaša družbi Stripe, LLC v ZDA, na podlagi standardnih pogodbenih klavzul in okvira EU-ZDA za zasebnost podatkov.

Ponudnik plačil kot samostojni upravljavec. Za izbiro bank in ponudnikov plačilnih sredstev, preprečevanje goljufij, obvladovanje finančnih in varnostnih tveganj, preverjanje strank in preprečevanje pranja denarja ter za razvoj lastnih storitev ponudnik plačil Stripe vaše podatke obdeluje kot samostojni upravljavec, ne v našem imenu. Za to obdelavo velja politika zasebnosti Stripe, dostopna na stripe.com/privacy.

Drugi prejemniki. Podatke lahko razkrijemo državnim organom, kadar to zahteva zakon, ali ob prevzemu ali združitvi podjetja, o čemer vas vnaprej obvestimo. Vsebin naročnika drugi uporabniki storitve ne vidijo, razen če jih naročnik sam deli.

4. Hramba podatkov

Podatke lahko hranimo dlje, kadar to zahteva zakon ali je potrebno za uveljavljanje oziroma obrambo pravnih zahtevkov. Pri zunanjih ponudnikih se zvok za razpoznavo govora in prevajanje obdela sproti in se privzeto ne hrani.

5. Vaše pravice

Pod pogoji GDPR imate pravico do:

• dostopa do svojih osebnih podatkov in kopije;
• popravka netočnih podatkov;
• izbrisa, kadar podatkov ne potrebujemo več ali zanje ni pravne podlage;
• omejitve obdelave;
• prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih posredovali na podlagi pogodbe ali privolitve;
• ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa in kadar koli neposrednemu trženju;
• preklica privolitve kadar koli, kar ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zahtevo pošljite na info@vitasis.si. Odgovorimo v enem mesecu; ob zahtevnih ali številnih zahtevah lahko rok podaljšamo za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo. Zaradi zaščite vaših podatkov lahko preverimo vašo istovetnost. Svoje podatke in vsebine lahko tudi sami urejate in brišete v nastavitvah računa.

Pritožba. Če menite, da kršimo predpise o varstvu podatkov, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, www.ip-rs.si, ali pri nadzornem organu v državi članici, kjer prebivate.

6. Varnost

Izvajamo tehnične in organizacijske ukrepe za varstvo podatkov, med drugim šifriran prenos (TLS), nadzor dostopa po načelu najmanjših pravic, beleženje dostopov in varnostne kopije. Popolne varnosti ni mogoče zagotoviti, o morebitni kršitvi, ki bi za vas pomenila veliko tveganje, pa vas bomo obvestili.

7. Otroci

Storitev ni namenjena osebam, mlajšim od 18 let, in od njih zavestno ne zbiramo podatkov. Če ugotovimo, da smo jih zbrali, jih izbrišemo.

8. Piškotki

Uporabljamo nujne piškotke in lokalno shrambo, ki so potrebni za prijavo in delovanje storitve; zanje privolitev ni potrebna. Med nujne piškotke sodijo tudi piškotki ponudnika plačil Stripe, ki se ob plačilu uporabljajo za varnost in preprečevanje goljufij. Analitične piškotke (Google Analytics) in trženjske piškotke (Meta Pixel), ki jih nalagamo prek orodja Google Tag Manager, uporabljamo le z vašo predhodno privolitvijo, ki jo lahko kadar koli spremenite v nastavitvah piškotkov. Seznam piškotkov je na https://truebar.si/piskotki.

9. Povezave in integracije

Storitev lahko vsebuje povezave na spletna mesta tretjih oseb ali integracije (npr. Google Drive, OneDrive, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams), ki jih uporabite po lastni izbiri. Za njihovo obdelavo podatkov veljajo njihove politike zasebnosti.

Integracije s platformami za sestanke

Zapisnikar Truebar se lahko po vaši izbiri poveže z Google Meet, Zoom ali Microsoft Teams. Pri povezavi računa (prek OAuth) dostopamo le do podatkov, potrebnih za delovanje zapisnikarja.

Podatke iz teh platform uporabljamo izključno za delovanje zapisnikarja; ne prodajamo jih in jih ne uporabljamo za oglaševanje ali učenje modelov. Pooblastilo lahko kadar koli prekličete v nastavitvah računa ali pri ponudniku platforme.

Uporaba in prenos podatkov, pridobljenih prek Googlovih API-jev, sta skladna s pravilnikom Google API Services User Data Policy, vključno z zahtevami omejene uporabe (Limited Use).

Za obdelavo podatkov pri Googlu, Zoomu in Microsoftu kot ponudnikih platform veljajo njihove politike zasebnosti.

10. Spremembe politike

Politiko lahko posodobimo. O bistvenih spremembah vas obvestimo po e-pošti ali v aplikaciji pred uveljavitvijo. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani z datumom zadnje posodobitve.

11. Kontakt